Kasa fiskalna to główne narzędzie ewidencjonowania sprzedaży. Na rynku istnieje wiele modeli, które spełnią wymagania różnych typów firm. Począwszy od tych najprostszych, z najmniejszą bazą produktów i funkcji, po skomplikowane urządzenia, przeznaczone dla dużych sklepów.

 - Przed zakupem kasy warto przeanalizować profil swojej działalności, oszacować liczbę paragonów wystawianych jednego dnia, a także określić wszystkie miejsca sprzedaży towarów lub usług - mówi Paweł Gacuta, właściciel Białostockiego Centrum Kas Fiskalnych, sklepu istniejącego na rynku od osiemnastu lat. - Innej kasy potrzebuje bowiem fryzjerka, innej geodeta, a jeszcze innej duży hipermarket czy właściciel straganu z warzywami.

Dlatego biorąc pod uwagę kryterium intensywności eksploatacji, wszystkie kasy możemy podzielić na trzy typy:

•    urządzenia przeznaczone do sporadycznej pracy,
• urządzenia do pracy regularnej, ale z niewielką ilością wydruków,
• urządzenia do pracy regularnej, z dużą ilością wydruków.

Dopiero po przeanalizowaniu tych kluczowych założeń, możemy zastanawiać się nad wyborem dodatkowych funkcjonalności.

Kasy fiskalne do sporadycznej pracy

Jeśli świadczenie usług bądź sprzedaż produktów odbywa się sporadycznie lub nieregularnie, warto wybrać najprostszy model kasy, wyposażony w podstawowe funkcje. Małe kasy są proste w obsłudze, zajmują niewiele przestrzeni i można je swobodnie przenosić. To ważne, szczególnie gdy przedsiębiorca nie ma stałego miejsca wykonywania swojej pracy bądź odbywa się ona w terenie.

Tego typu urządzenia dobrze sprawdzą się u prawników, lekarzy, w warsztatach samochodowych, na straganach, u fryzjerów, kosmetyczek czy w małych sklepach internetowych.  

Warto wiedzieć, że nawet najprostsze kasy fiskalne mają możliwość zaprogramowania minimum 2 tysięcy PLU (kodów identyfikujących towary i usługi). To istotne z perspektywy firm, które rozpoczynają od niewielkich sprzedaży, ale mają w perspektywie dalszy rozwój. Standardem jest także możliwość podłączenia do komputera i tworzenie elektronicznych kopii zapasowych, jednak przed zakupem warto sprawdzić, czy interesujący nas model faktycznie posiada te funkcje.

Kasy fiskalne do pracy regularnej, ale z niewielką ilością wydruków

Praca regularna zakłada, że kasa będzie używana praktycznie codziennie, a liczba wydruków zamknie się w liczbie od kilkunastu do około stu paragonów. Takie urządzenie nadają się do małych i średnich sklepów, butików odzieżowych, na stragany, parkingi oraz do kawiarni, barów szybkiej obsługi, zakładów fryzjerskich czy kosmetycznych. Przy tej intensywności przedsiębiorcy mogą zdecydować się na kasę przenośną bądź małą kasę stacjonarną, która równocześnie może pełnić funkcję urządzenia mobilnego.

Jeśli praca odbywa się w terenie, warto zwrócić uwagę na żywotność akumulatora, a także odporność na niskie i wysokie temperatury, kurz, pył i zachlapania. Ponadto znaczenie będą miały:

• waga,
• szybkość wydruku,
• ilość klawiszy funkcyjnych,
• intuicyjność obsługi,
• czytelność wyświetlaczy,
• istnienie złączy umożliwiających pracę z czytnikiem kodów kreskowych, wagą lub szufladą kasjerską.

Gadżetem, który może ułatwić przedsiębiorcy życie, jest także możliwość doczepienia do kasy mobilnej paska i zawieszenie jej na szyi.

Kasy fiskalne systemowe - praca regularna, z dużą liczbą wydruków

Duże kasy noszą nazwę systemowych, ponieważ nadają się do większych placówek handlowych i sklepów spożywczych. Urządzenia te mają rozwinięty interfejs portów do obsługi wagi, czytnika kodów kreskowych, szuflady kasjerskiej, terminali płatniczych, komputera, jak i sieci LAN.

W ich przypadku należy zwrócić uwagę na liczbę PLU. Jeśli asortyment będzie wyjątkowo bogaty, warto pomyśleć perspektywicznie nad urządzeniem, które ma aż do 60 tysięcy PLU. Warto zastanowić się także, czy drukarka fiskalna nie będzie wygodniejszym rozwiązaniem.

- Duże sklepy spożywcze odchodzą już od kas fiskalnych na rzecz drukarek i systemów sprzedaży - tłumaczy Paweł Gacuta.

Wynika to z faktu, że drukarki współpracują z systemami magazynowo-sprzedażowymi. Z tego powodu świetnie sprawdzą się w marketach, aptekach, większych lokalach gastronomicznych oraz firmach, które mają bardzo dużą bazę towarowo-usługowa.

Masz wątpliwości? Zwróć się do specjalisty

Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej może nastręczać pewnych trudności. Dotyczy to szczególnie młodych przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają swój biznes. W takiej sytuacji zawsze warto zwrócić się o pomoc do specjalisty. Obsługa profesjonalnego sklepu krok po kroku przeanalizuje wszystkie potrzeby właściciela firmy i dobierze kasę, która będzie spełniała jego wszystkie oczekiwania.

 - Oferta urządzeń fiskalnych jest naprawdę bogata - mówi Paweł Gacuta i dodaje: - Rozmowa ze sprzedawcą pozwoli przedsiębiorcy zaoszczędzić pieniądze i wybrać optymalne rozwiązanie, które będzie służyło mu przez lata.