Wszystkie urządzenia bywają zawodne, dlatego awaria kasy fiskalnej może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Najczęściej psują się płyty główne, akumulatory, wyświetlacze, klawiatury, mechanizmy drukujące czy pamięci podręczne. Co ciekawe, przyczyna takiego stanu rzeczy nierzadko leży po stronie użytkownika.

– Awarie występują na przykład w wyniku nieodpowiedniego dobrania urządzeń do profilu prowadzonej działalności. Jeśli przedsiębiorca kupił kasę fiskalną do małej liczby wydruków, a po jakimś czasie okazuje się, że robi ich kilkaset dziennie, to mechanizm drukujący oraz klawiatura mogą po prostu nie wytrzymać takiego obciążenia – mówi Paweł Gacuta, właściciel Białostockiego Centrum Kas Fiskalnych. – Często też zapominamy ładować nasze urządzenia, a to prosta droga do zniszczenia akumulatora czy pamięci podręcznej.

Naprawa? Tylko w serwisie

Przepisy nie pozwalają nam samodzielnie naprawiać kasy fiskalnej. Każde urządzenie posiada bowiem plombę serwisową, której nie można zerwać. Ewentualna ingerencja w zabezpieczenie jest surowo karana przez urząd skarbowy. W takim przypadku musimy się też liczyć z automatycznym wszczęciem kontroli.

– Ingerencję w plombę mają jedynie osoby, które są wpisane w książkę serwisową dołączoną do urządzenia fiskalnego – tłumaczy ekspert.

W praktyce oznacza to, że każda, nawet najdrobniejsza usterka wymaga zaprzestania ewidencji. W oczywisty sposób wiąże się to ze stratami finansowymi – wedle polskiego prawa nie wolno rejestrować sprzedaży, gdy nasza kasa fiskalna nie jest sprawna. Naprawa, w zależności od serwisu i rodzaju awarii, może odbyć się na miejscu i trwać kilka godzin, jednak w skrajnych przypadkach będziemy zmuszeni zamknąć swój biznes nawet na 10-15 dni!

Rezerwowa kasa fiskalna – plusy i minusy

W idealnym świecie każdy przedsiębiorca posiadałby rezerwową kasę fiskalną na wypadek awarii.

– Podstawowym plusem takiego rozwiązania jest pewność niezaburzonej pracy firmy. W obecnych czasach, kiedy mamy tak szybkie tempo życia i pracy, wielu właścicieli decyduje się na urządzenie rezerwowe – twierdzi Paweł Gacuta i dodaje: – Mało kto może sobie bowiem pozwolić na zbędne przestoje w sprzedaży.

A minusy? Przede wszystkim – cena. Rezerwowa kasa fiskalna to pełnowartościowe urządzenie, chociaż jeśli ma służyć nam sporadycznie, możemy sobie pozwolić na tańszą wersję. Dodatkowo dochodzą jednak koszty związane z obowiązkowymi przeglądami serwisowymi. Ich ceny wahają się od 100 do 300 zł.

– Ostateczna decyzja, czy zaopatrywać się w rezerwową kasę fiskalną zawsze należy do przedsiębiorcy. Warto przeanalizować swój budżet oraz oszacować ewentualne straty i wybrać opcję, która będzie dla nas najbardziej korzystna – podsumowuje ekspert.